L’été peut sembler être le moment idéal pour implanter une nouvelle plateforme d’examens. Le volume d’évaluations est généralement plus faible, les examens de mi-session et de fin de session sont encore à quelques mois et les équipes disposent d’une fenêtre pour préparer la transition.
Mais cette fenêtre se referme rapidement.
Changer de plateforme d’examens ne consiste pas simplement à remplacer un outil par un autre. Il faut migrer les examens existants, intégrer la nouvelle solution à l’environnement technologique de l’établissement, accompagner le personnel enseignant, préparer le soutien aux utilisateurs et s’assurer que la plateforme pourra répondre aux exigences des périodes d’examens.
Pour les universités et les cégeps, où plusieurs équipes et facultés peuvent être impliquées, la transition peut rapidement devenir un projet institutionnel.
Voici sept défis à anticiper pour préparer l’implantation d’une nouvelle plateforme d’examens avant l’automne.
1. Sous-estimer l’ampleur de la migration des examens
Lorsqu’un établissement possède déjà des centaines, voire des milliers de questions et d’examens dans une plateforme existante, repartir de zéro n’est généralement pas une option souhaitable.
Pourtant, la migration peut être plus complexe qu’elle ne le paraît.
Les types de questions, les paramètres, les banques de questions et la structure des examens peuvent différer d’une plateforme à l’autre. Certains contenus devront peut-être être adaptés ou validés après leur transfert.
Avant de commencer, il est donc utile de faire l’inventaire des examens existants et de déterminer lesquels doivent réellement être disponibles dès l’automne.
Le choix de la nouvelle plateforme peut également faire une différence considérable. Une fonctionnalité d’importation d’examens peut accélérer considérablement la transition, particulièrement lorsqu’un volume important de contenu doit être transféré.
L’objectif n’est toutefois pas simplement de déplacer le contenu rapidement. Il faut également s’assurer que les examens fonctionnent comme prévu une fois dans leur nouvel environnement.
Une stratégie de migration devrait donc tenir compte du volume de contenu, de sa complexité, de la plateforme actuelle et de l’échéancier de l’établissement.
2. Penser que l’adoption suivra automatiquement l’implantation
Pour l’équipe responsable du projet, la nouvelle plateforme peut représenter une amélioration importante.
Pour une personne qui utilise le même outil depuis plusieurs années, elle représente d’abord un changement.
Les étapes pour créer un examen peuvent être différentes. Les menus peuvent avoir changé. Certains termes utilisés dans l’ancienne plateforme ne correspondent peut-être pas à ceux de la nouvelle. Même des processus relativement simples peuvent demander une période d’adaptation.
Et plus les habitudes sont établies, plus la transition mérite d’être préparée.
La gestion du changement devrait donc faire partie du projet dès le départ.
Il peut notamment être utile d’identifier les différents profils d’utilisateurs, de communiquer clairement les raisons du changement et de prévoir des formations adaptées aux tâches que chaque groupe devra accomplir.
Un professeur qui crée et configure ses examens n’a pas nécessairement besoin de la même formation qu’une personne responsable de leur administration.
Des guides rapides, des démonstrations et des personnes-ressources dans les facultés peuvent également faciliter l’adoption.
L’enjeu n’est pas seulement de montrer où cliquer, mais d’aider les utilisateurs à comprendre leurs nouveaux processus.
3. Découvrir trop tard les dépendances avec vos systèmes existants
Une plateforme d’examens ne fonctionne pas nécessairement en vase clos.
Elle doit s’intégrer à un environnement institutionnel qui comprend potentiellement un LMS, des systèmes d’authentification, des processus de gestion des utilisateurs et d’autres outils utilisés avant, pendant ou après une évaluation.
L’intégration avec les plateformes institutionnelles, notamment les LMS et le SSO, fait d’ailleurs partie des besoins identifiés pour les universités et les cégeps.
Avant le déploiement, les équipes administratives et TI devraient donc avoir une vision commune de la façon dont la nouvelle plateforme s’insérera dans cet écosystème.
Quelles données doivent circuler entre les systèmes? Comment les utilisateurs accéderont-ils à la plateforme? Quels systèmes demeureront responsables de quelles informations? Quelles dépendances pourraient avoir un impact sur le déroulement d’un examen?
Ces questions doivent idéalement être abordées tôt dans le projet.
Une intégration qui fonctionne dans un environnement de test ne garantit pas, à elle seule, que tout le parcours d’examen fonctionnera comme prévu.
4. Prévoir le budget pour la plateforme, mais pas pour le soutien au lancement
L’acquisition et l’implantation d’une nouvelle solution représentent naturellement une partie importante du budget du projet.
Le soutien nécessaire pendant la transition peut toutefois être sous-estimé.
Les premières semaines d’utilisation sont précisément celles où les questions risquent d’être les plus nombreuses. Le personnel enseignant découvre de nouveaux processus. Les équipes administratives ajustent leurs méthodes de travail. Les étudiants accèdent à un nouvel environnement.
Sans plan de soutien adéquat, les équipes TI et administratives peuvent rapidement devenir le point de contact pour toutes ces questions.
Avant le lancement, il est donc important de clarifier le modèle de soutien.
- Qui accompagne le personnel enseignant?
- Qui répond aux étudiants?
- Quelles demandes seront prises en charge à l’interne?
- Lesquelles pourront être transférées au fournisseur?
- Et que se passe-t-il lorsqu’un problème survient pendant un examen?
Ces considérations devraient faire partie de l’évaluation d’une solution, et pas seulement être abordées après sa sélection.
Pour les universités et les cégeps, un accompagnement pendant le déploiement et les sessions d’examens est recommandé afin de faciliter la transition et de réduire la charge de travail des équipes internes.
5. Passer directement du test technique au déploiement général
La plateforme fonctionne. L’intégration fonctionne. Quelques examens ont été créés.
Êtes-vous prêt à la déployer auprès de tout l’établissement?
Pas nécessairement.
Avant un déploiement à grande échelle, une période d’essai peut permettre aux équipes responsables du projet d’explorer la plateforme, de tester les principaux processus et d’identifier certaines questions avant que l’ensemble des utilisateurs commence à l’utiliser.
L’étape suivante peut être un lancement progressif avec un nombre limité de cours, de professeurs ou de groupes d’étudiants.
Cette phase permet de tester la plateforme dans des conditions beaucoup plus proches de la réalité : création d’un véritable examen, accès des étudiants, communications, déroulement de l’évaluation et soutien aux utilisateurs.
Les commentaires recueillis peuvent ensuite servir à ajuster les processus, les ressources de formation et le plan de soutien avant un déploiement plus large.
Autrement dit, ne testez pas seulement si la plateforme fonctionne.
Testez si votre processus d’examen complet fonctionne.
6. Ajouter la surveillance en ligne sans complexifier l’expérience d’examen
Le changement de plateforme peut aussi être l’occasion de revoir la façon dont certains examens à distance sont surveillés.
Mais ajouter un nouvel outil de surveillance séparé de la plateforme d’examens peut multiplier les étapes pour les étudiants, le personnel enseignant et les équipes administratives. Comptes supplémentaires, nouvelles procédures, instructions différentes : chaque étape ajoutée peut devenir une source de confusion ou de demandes de soutien.
Lors du choix d’une nouvelle solution, il est donc pertinent de vérifier si la surveillance en ligne peut être intégrée directement au processus d’examen. Une expérience plus unifiée peut simplifier le parcours, autant pour les personnes qui administrent les examens que pour celles qui les passent.
L’aspect technologique n’est toutefois qu’une partie du défi.
L’introduction d’un nouveau processus de surveillance demande également une préparation adéquate. Quels examens doivent être surveillés? Quelles règles s’appliquent? Comment ces règles seront-elles communiquées aux étudiants? Le personnel enseignant comprend-il le nouveau processus? Qui intervient lorsqu’un étudiant rencontre un problème?
Il faut aussi éviter de découvrir ces enjeux pendant une véritable évaluation. Comme pour la plateforme d’examens elle-même, une période d’essai ou un lancement progressif permet de valider le parcours avant une utilisation à plus grande échelle.
L’objectif n’est pas simplement d’ajouter de la surveillance, mais de mettre en place un processus d’examen surveillé qui soit clair, cohérent et facile à gérer.
La sécurité et l’intégrité des examens à distance, ainsi que la simplification de leur gestion, font partie des enjeux importants pour les universités et les cégeps.
7. Sous-estimer l’impact des périodes de pointe
Un examen pilote avec 20 ou 30 étudiants peut très bien se dérouler. Mais les examens de mi-session et de fin de session présentent une réalité complètement différente.
À certaines heures, un grand nombre d’étudiants peuvent commencer ou passer leurs examens simultanément dans plusieurs cours et facultés.
La plateforme d’examens, les intégrations, les processus d’authentification et, lorsqu’elle est utilisée, la solution de surveillance doivent alors fonctionner ensemble dans des conditions beaucoup plus exigeantes.
Les demandes de soutien peuvent également augmenter rapidement. Un problème qui touche seulement un faible pourcentage des utilisateurs pendant un projet pilote peut soudainement concerner un nombre important d’étudiants.
Et pendant un examen chronométré, quelques minutes d’interruption prennent une tout autre importance.
La préparation doit donc tenir compte non seulement du fonctionnement d’un examen individuel, mais aussi des conditions attendues lors des périodes de pointe.
Combien d’étudiants pourraient passer un examen simultanément? Quels seront les moments les plus critiques du calendrier? Combien d’examens utiliseront la surveillance en ligne? Comment les incidents seront-ils traités? Qui devra être disponible?
Ce sont des questions à poser avant les examens de mi-session et de fin de session, et non lorsqu’un grand nombre d’étudiants sont déjà connectés.
Une implantation réussie va bien au-delà de la technologie
Changer de plateforme d’examens avant l’automne est réalisable, mais le succès du projet ne dépend pas uniquement des fonctionnalités de la solution choisie.
La migration des examens, les intégrations, la gestion du changement, la formation, le soutien, la surveillance en ligne et la préparation aux périodes de pointe sont tous interreliés.
Et chaque établissement part d’une réalité différente.
Le nombre d’examens à migrer, les systèmes déjà en place, les processus des facultés, les ressources internes, les besoins en surveillance et le volume d’étudiants peuvent tous influencer la stratégie d’implantation.
C’est pourquoi il est utile de réfléchir à la transition avant de commencer à déplacer les examens.
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Vous prévoyez changer de plateforme d’examens?
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