L’été tire à sa fin et les activités de formation sont sur le point de reprendre de plus belle.
Avant le retour des apprenants, l’augmentation des inscriptions et le début de nouvelles sessions de formation, c’est le bon moment de vous assurer que votre LMS est fin prêt pour l’automne.
Une vérification rapide peut vous aider à repérer du contenu désuet, des problèmes de configuration ou des informations manquantes avant qu’ils ne se transforment en demandes de soutien pendant une période particulièrement occupée.
Voici sept éléments clés à vérifier avant le début de vos formations d’automne.
1. Révisez les comptes utilisateurs, les rôles et les accès
Commencez par les personnes qui utiliseront votre LMS.
Assurez-vous que votre liste d’utilisateurs est à jour et que chaque personne possède le bon rôle, particulièrement les administrateurs, les formateurs et les gestionnaires.
Profitez-en également pour :
- Supprimer les utilisateurs inactifs
- Confirmer l’affectation des formateurs aux prochaines sessions
- Valider les droits d’administration et les accès aux groupes
Une structure d’utilisateurs bien organisée facilitera vos opérations lorsque les activités de formation reprendront.
2. Révisez vos formations à venir et actualisez votre contenu
Passez ensuite en revue ce à quoi vos apprenants auront accès cet automne.
Vérifiez vos formations et votre matériel pédagogique afin de vous assurer que tout est à jour et toujours pertinent.
C’est aussi le moment idéal pour :
- Actualiser les visuels et la présentation de vos formations
- Ajouter de nouvelles formations ou mettre en valeur celles récemment lancées
- Retirer le contenu désuet ou qui n’est plus pertinent
Un catalogue actualisé contribue à maintenir l’intérêt des apprenants et à vous assurer que votre offre de formation reflète vos priorités actuelles.
3. Vérifiez vos prochaines sessions de formation en direct
Si vous offrez des formations en direct ou des sessions planifiées, vérifiez que tout est correctement configuré.
Confirmez que :
- Les dates et les heures sont exactes
- Les formateurs sont assignés
- Les descriptions des sessions sont à jour
- Les liens de rencontre ou les instructions d’accès fonctionnent
- Les paramètres d’inscription sont correctement configurés
Cette étape est particulièrement importante pour les centres de formation et les organisations qui gèrent plusieurs cohortes ou programmes planifiés, puisqu’une petite erreur peut rapidement avoir un impact sur plusieurs apprenants.
4. Consultez les commentaires des apprenants des sessions précédentes
Avant de commencer un nouveau cycle de formation, prenez un moment pour regarder en arrière.
Consultez les évaluations, les commentaires et la rétroaction des apprenants des sessions précédentes afin de déterminer :
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui a créé de la confusion ou des difficultés
- Les moments où les apprenants ont rencontré des obstacles ou se sont désengagés
- Les possibilités d’améliorer le contenu ou la façon dont la formation est offerte
Utilisez ces informations pour améliorer votre matériel de formation, ajuster votre approche et bonifier l’expérience d’apprentissage pour la saison à venir.
5. Vérifiez les groupes d’apprenants, les inscriptions et la segmentation
Assurez-vous maintenant que vos apprenants sont correctement organisés pour l’automne.
Vérifiez :
- Les groupes d’apprenants et les cohortes
- Les inscriptions aux formations
- Les règles d’inscription et les automatisations, s’il y a lieu
Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes sont inscrites aux bonnes formations, sans avoir à effectuer des corrections manuelles une fois la saison commencée.
6. Testez l’expérience complète de l’apprenant
Ne vous fiez pas uniquement à la vue administrateur de votre LMS.
Connectez-vous comme un apprenant et parcourez l’expérience complète :
- Les formations sont-elles faciles à trouver?
- Les instructions sont-elles claires et complètes?
- Les liens, fichiers et activités fonctionnent-ils correctement?
- La navigation est-elle intuitive du début à la fin?
Ce simple test permet souvent de repérer de petits problèmes qui pourraient autrement générer des demandes de soutien inutiles lorsque les formations reprendront.
7. Préparez vos communications
Finalement, préparez vos communications avant que les activités de formation s’intensifient.
Vous pourriez notamment envoyer une infolettre ou une communication à vos anciens apprenants afin de :
- Annoncer les formations offertes cet automne
- Présenter les formations nouvelles ou mises à jour
- Encourager les apprenants à revenir ou à s’inscrire à de nouvelles formations
Préparer vos communications à l’avance permet de garder vos apprenants informés, de susciter leur intérêt et de faciliter leur retour en formation.
Êtes-vous prêt pour la saison de formation automnale?
Quelques heures de préparation à la fin de l’été peuvent vous éviter plusieurs journées de travail administratif plus tard.
Utilisez cette liste pour effectuer votre vérification de rentrée :
Réviser les utilisateurs, les rôles et les accès
Actualiser les formations et le contenu
Vérifier les prochaines sessions en direct
Consulter la rétroaction des apprenants
Vérifier les groupes et les inscriptions
Tester l’expérience de l’apprenant
Préparer les communications
Si cette vérification vous oblige actuellement à jongler avec des feuilles de calcul, des courriels et plusieurs outils qui ne communiquent pas entre eux, il est peut-être temps de simplifier votre gestion de la formation.
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