Obtenir le meilleur retour sur le temps et les ressources de votre équipe de formation est toujours un défi.
Si vous travaillez avec des logiciels en silos et des dossiers manuels pour gérer vos activités de formation, votre équipe se retrouvera avec des centaines de tâches routinières et chronophages pour gérer et fournir votre catalogue de formation.
Ce niveau de défi peut être frustrant et accablant, sans parler du coût.
C’est là que les fonctionnalités d’automatisation du bon système de gestion de l’apprentissage (LMS) peuvent rationaliser ou éliminer bon nombre de ces tâches routinières.
Imaginez la valeur que votre équipe pourrait apporter aux résultats financiers en se libérant de ces tâches répétitives pour se consacrer à des travaux à plus forte valeur ajoutée.
Le post suivant décrit sept façons dont le bon LMS peut aider à libérer votre équipe des tâches répétitives grâce à l’automatisation, vous permettant ainsi d’améliorer la performance de votre organisation de formation.
1. Automatisez l’inscription et la gestion des cours
Comme une horloge, votre équipe est confrontée à des vagues de nouveaux apprenants à inscrire dans votre LMS. Que vous saisissiez chaque apprenant un par un ou que vous les regroupiez pour un téléchargement via un fichier CSV, il existe une méthode encore plus rapide : l’automatisation.
Connectez la base de données que vous utilisez à votre LMS. (Nous discutons des intégrations ci-dessous.) Ensuite, toute nouvelle personne ajoutée à la base de données sera automatiquement inscrite dans votre LMS.
2. Relancez vos apprenants avec des notifications automatiques
Les apprenants occupés ont besoin de rappels sur les dates de début de cours, les échéances, et bien d’autres sujets. Au lieu de rassembler manuellement des notifications à partir de vos modèles pour rappeler à l’apprenant (seulement après vous être rappelé de faire la tâche), votre LMS peut vous faire gagner du temps et vous éviter du stress en automatisant toutes ces notifications.
Cette réduction du temps et du stress sera particulièrement précieuse lorsque vous offrirez des cours de conformité. Pensez au grand nombre de notifications variées que vous envoyez à différents moments pendant la formation de conformité : expirations à venir des certifications, dates d’ouverture et de fermeture des cours, et mises à jour aux gestionnaires des apprenants sur toutes ces dates, pour n’en nommer que quelques-unes.
Votre LMS peut automatiser tout cela !
3. Les apprenants peuvent apprendre à leur propre rythme, automatiquement
Vos apprenants occupés cherchent toujours à ajouter de la commodité à leur vie. C’est pourquoi l’apprentissage en autonomie est si attrayant : il permet aux apprenants de plonger dans le contenu du cours lorsque le moment d’étude s’intègre dans leur emploi du temps.
Ce qui ajoute à la commodité de votre équipe, c’est la configuration des prérequis pour les activités de formation. Cette configuration permet à votre LMS d’inscrire automatiquement chaque apprenant dans un parcours d’apprentissage personnalisé qui correspond le mieux à ses besoins d’apprentissage.
Ces parcours d’apprentissage peuvent inclure du contenu interactif programmé, des forums de discussion, et un mélange de médias, tels que des webinaires, des podcasts, des textes et des évaluations. Tous ces éléments se présentent à l’apprenant au bon moment, automatiquement.
4. Restez au courant de la performance de vos apprenants
Plus votre formation aide les apprenants à atteindre leurs objectifs, plus vos chances de réaliser vos propres objectifs en tant qu’organisation de formation augmentent.
Ainsi, suivre l’activité et la performance de vos apprenants à l’aide de tableaux de bord et de rapports multiples est essentiel. Le bon LMS peut vous tenir à jour sans effort.
Les tableaux de bord en temps réel fournissent instantanément des données telles que la présence, les performances aux tests et les taux de réussite. En conséquence, vous pouvez soutenir vos apprenants de manière opportune.
De plus, le LMS peut produire des rapports dans des formats standardisés et personnalisés, y compris des feuilles de calcul et des visualisations de données. Ces rapports vous aideront à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées sur les progrès de vos apprenants et la valeur de votre contenu de cours.
5. Prenez le pouls des niveaux d’engagement avec des outils d’analyse
Votre LMS enregistre une vaste quantité de données utiles. Son puissant outil d’analyse révélera des motifs cachés dans vos données pour vous aider à obtenir des informations et à prendre de meilleures décisions.
Par exemple, interroger vos apprenants avant et après un cours vous permet de mesurer l’efficacité de votre formation. De plus, les sondages en ligne de vos apprenants peuvent fournir des retours qualitatifs et quantitatifs qui peuvent guider votre équipe à adapter ou développer un catalogue de cours encore plus engageant.
6. Profitez d’intégrations transparentes
Pour maximiser l’automatisation que votre LMS est capable d’offrir, assurez-vous que votre solution peut s’intégrer de manière transparente à d’autres systèmes d’entreprise, comme votre SIRH et CRM.
Avec le bon LMS, vous bénéficierez d’une API (Application Programming Interface) sécurisée qui permet à votre solution de communiquer facilement avec vos autres systèmes d’entreprise.
En conséquence, vous minimisez le besoin de votre équipe de dupliquer la saisie de données ou d’autres tâches manuelles.
7. Sélectionnez le bon LMS
Pour profiter de toutes les automatisations dont nous avons parlé, il est essentiel de choisir le bon LMS. Ainsi, lorsque vous évaluez vos options LMS, gardez les étapes suivantes à l’esprit. (Pour en savoir plus, lisez « 5 conseils pour une mise en œuvre efficace et sans tracas de votre LMS »)
Évaluez vos besoins en formation. Avec vos parties prenantes, discutez et définissez les fonctionnalités indispensables et souhaitables de votre LMS. Listez vos exigences dans un document qui servira de guide tout au long de votre processus d’achat.
Testez une liste restreinte de LMS. Invitez vos utilisateurs experts du LMS à des démonstrations de solutions pour qu’ils puissent tester les scénarios que votre équipe rencontrera le plus souvent.
Assurez-vous que le LMS coche vos cases clés. Sélectionnez la solution qui correspond au budget et aux besoins actuels de votre organisation, et qui pourra s’adapter aux besoins futurs. Rappelez-vous que le LMS doit s’intégrer parfaitement à vos systèmes d’entreprise actuels.
Vérifiez les références. Contactez les références offertes par votre fournisseur préféré et lisez les avis des pairs.
Formez votre personnel. Investissez dans la formation. Comme l’équipement de gym que vous avez acheté et qui sert maintenant à suspendre vos vêtements, un LMS ne peut fournir ses immenses avantages que si votre équipe apprend à l’utiliser efficacement.
Évaluez la performance et adaptez-vous. Inspirez un esprit d’amélioration continue dans votre équipe. Surveillez comment vos apprenants réagissent à votre contenu de cours. Vérifiez les retours de votre personnel. Examinez régulièrement les rapports de votre LMS. Apportez les ajustements inévitables.
Avec tout le temps et le travail que vous économiserez grâce à l’automatisation du LMS, vous vous retrouverez plus libre pour affiner la performance de votre organisation et offrir une formation encore plus efficace.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont nous pouvons simplifier l’administration de votre formation ? Contactez-nous dès aujourd’hui !
