Rares sont les entreprises qui évitent le besoin de la formation en conformité.
Que vous œuvriez dans le secteur de l’alimentation et des boissons, de la construction ou de l’industrie pharmaceutique ⎯ pour ne citer que quelques exemples ⎯, votre équipe devra prouver qu’elle a connaissance des procédures et des réglementations gouvernementales et sectorielles particulières.
Le coût de la non-conformité peut être coûteux de différentes façons. Prenez par exemple la Commission des titres et échanges (SEC) aux États-Unis, qui cherche à protéger les investisseurs et surveiller le marché des titres. En 2018, le SEC a obtenu des jugements et ordres d’une valeur de plus de 3.9 $ milliards pour suspendre les échanges de titres dans 280 compagnies et suspendre près de 550 barres.
Clairement, les conséquences liées à la non-conformité vont au-delà des amendes. Les conséquences comprennent l’atteinte à la santé et à la sécurité de votre équipe, les interruptions de chantier, la perte de revenus et l’atteinte à votre réputation.
En revanche, le fait de compter sur une équipe en conformité avec les normes et bien formée vous permettra de dormir l’esprit tranquille . Votre équipe bénéficiera d’un niveau de sécurité physique et mentale plus élevé au travail. Vous améliorerez votre crédibilité auprès des parties prenantes telles que vos clients, vos créanciers et vos comités de direction.
Enfin, lorsque l’auditeur frappera à votre porte, vous serez en mesure de facilement confirmer votre statut d’entreprise conforme.
Ne laissez pas la conformité être un fardeau pour vos administrateurs.
Il est vrai, cependant, que l’idée de la formation en conformité peut ne pas susciter l’enthousiasme de vos administrateurs.
Si vous gérez vos formations en conformité à l’aide de logiciels en silo et de méthodes manuels, vos administrateurs devront prendre en charge un plus grand nombre de tâches routinières, notamment les suivantes:
- Vérification des préalables
- Inscription
- Notifications de divers types (par exemple, confirmations d’inscription ou rappels)
- Contrôle de la durée d’accès à la formation et suivi de la progression
- Correction des examens
- Création et attribution de certifications.
- Avis de recertification
En revanche, avec le bon LMS, des fonctionnalités d’automatisation puissantes peuvent réduire ou éliminer un grand nombre de ces tâches. Voici cinq façons dont les fonctionnalités d’un LMS peuvent simplifier votre gestion de la conformité.
1. Accordez des certifications facilement
Grâce au bon LMS, vous pouvez créer facilement des gabarits pour vos certificats, puis de les émettre automatiquement lorsque les critères que vous avez définis sont respectés.
De plus, le LMS informe les gestionnaires concernés de ces accomplissements et en conserve une copie pour consultation ultérieure. Vous serez heureux de disposer de ces documents, ainsi que de la piste d’audit de performance qui les soutient, quand les auditeurs les réclament.
2. Automatisez vos notifications et alertes
Les notifications et les alertes automatisées contribuent fortement à la simplification de la conformité. En quelques clics par exemple, vous pouvez configurer votre LMS pour faire ce qui suit:
- Rappeler aux employés et à leurs gestionnaires que les certifications sont sur le point d’expirer afin que l’employé reprenne la formation et qu’il demeure conforme.
- Évaluer les prérequis des employés et leur éligibilité à la formation.
- Informer les employés des formations obligatoires auxquelles ils ont été inscrits.
- Rappeler aux employés les séances de formation en personne ou virtuelle auxquelles ils doivent participer.
3. Effectuez facilement les suivis de progression et de conformité
Naturellement, vous souhaitez rester au courant de la façon dont votre équipe progresse tout au long de la formation.
Un tableau de bord vous permet de suivre en temps réel la progression des employés, tandis que les rapports vous permettent de suivre de près leurs parcours d’apprentissage . Vous serez en mesure de répondre rapidement à des questions telles que:
- Quelles formations sont complétées?
- Quelle est la progression globale dans chaque formation pour un employé en particulier?
- Est-ce que cet employé a regardé la vidéo?
- Quelle note cet employé a-t-il obtenue à l’examen de santé et de sécurité?
La fonctionnalité de rapport du LMS vous permettra également de consulter les données dans différents types de rapports ou de synchroniser les données avec des systèmes externes grâce à l’utilisation d’un API pour une analyse plus approfondie.
4. Évaluez efficacement les compétences
Bien entendu, votre équipe a besoin de prouver qu’ils ont bien compris tout le matériel d’apprentissage requis.
L’outil d’examen du LMS vous permet d’évaluer efficacement le niveau de connaissances et de compétences pertinentes de l’employé. Cet outil devrait offrir une variété de types de questions, comme des questions à choix multiples et des questions de type vrai ou faux, ainsi que des questions ouvertes qui peuvent être corrigées directement sur la plateforme.
De plus, les fonctions de rapport de votre LMS peuvent segmenter les résultats de l’examen en fonction des critères que vous avez définis. Par exemple, vous pouvez consulter des statistiques basées sur les résultats individuels ou collectifs, la formation ou le rôle de l’employé, les réponses à des questions spécifiques, et plus encore. Ces données vous permettent d’ajuster votre formation afin de la rendre plus efficace.
5. Protégez l’intégrité de vos certifications
Lorsque votre équipe est soumise à des examens, il faut que leurs résultats reflètent honnêtement leurs connaissances. Sans confiance en l’intégrité des résultats de vos examens, tous les bénéfices de la formation pour la conformité de votre entreprise sont mis en danger.
Pour protéger cette intégrité dans l’environnement de travail hybride d’aujourd’hui, les entreprises peuvent effectuer la surveillance de leurs examens en ligne avec une solution intégrée de surveillance des examens à distance.
Il existe plusieurs types de solutions de surveillance des examens à distance, mais pour obtenir des résultats de qualité tout en respectant votre budget, nous vous recommandons une solution de surveillance automatisée avec révision humaine.
L’automatisation de cette solution vous permet de réaliser vos examens facilement et à moindre coût, tandis que la révision humaine des résultats vous permet de bénéficier d’un œil critique pour évaluer les comportements suspicieux.
De plus, cette solution offre à votre équipe la commodité de passer un examen à distance au moment qui leur convient ⎯ ce qui simplifie la vie du candidat et de l’administrateur.
Fonctionnement de la surveillance automatique
Le candidat télécharge le logiciel de surveillance automatisée, à moins que celui-ci ne fasse déjà partie du LMS. Le logiciel bloque les applications que vous avez spécifiées ainsi que les navigateurs web. Il empêche également les candidats d’utiliser des raccourcis de clavier et des écrans secondaires.
Avant que l’examen commence, le logiciel d’auto-surveillance authentifie l’identité du candidat et surveille l’environnement physique et digital.
Pendant l’examen, le logiciel enregistre la session d’examen via webcam, audio, et le bureau d’ordinateur. Ces enregistrements sont ensuite analysés par un surveillant humain qualifié. Les résultats de cette analyse sont mis à la disposition de vos administrateurs dans un rapport complet afin qu’il puisse avoir les informations nécessaires pour prendre de bonnes décisions et assurer la conformité.
Avec le bon LMS, vous pouvez simplifier et réduire considérablement le travail de vos administrateurs pour former vos équipes et assurer la conformité.
Pour en savoir plus sur les autres gains de productivité que votre LMS peut vous apporter, contactez-nous.