À quel moment une mise en ligne réussie d’un système de gestion de l’apprentissage (SGA) commence-t-elle ?
Le jour où vous décidez d’investir dans un nouveau SGA.
À partir de ce moment, une planification réfléchie permettra à votre entreprise d’économiser du temps et de la frustration, jusqu’au lancement de votre nouveau SGA et même au-delà.
Avant tout, nous devons partir du principe que votre équipe de formation a déjà fait ce qui suit:
- Défini les requis techniques indispensables dans un document à la suite de vos discussions avec les parties prenantes clés;
- Testé deux ou trois plateformes de gestion de l’apprentissage dans des scénarios qui reflètent les utilisations les plus courantes de votre entreprise;
- Vous avez opté pour un LMS hébergé sur le cloud pour une mise en ligne plus rapide et plus facile qu’une solution sur site;
- Vous avez choisi un SGA avec un API (interface de programmation d’application) qui permet au SGA de se connecter de manière fluide avec vos autres systèmes d’entreprise, comme le CRM et le SIRH;
- Vous avez vérifié les références et les évaluations de votre fournisseur favori, soit en contactant ses références, soit en utilisant des sites d’évaluation de confiance tels que Capterra et G2.
Vous êtes maintenant prêt à tirer parti de votre succès initial dans la mise en ligne du LMS.
- Définir les rôles des membres de l’équipe
Chaque personne de votre équipe doit connaître son rôle et ses responsabilités : du chef de projet et des utilisateurs expérimentés au personnel informatique et aux cadres.
Développez un plan de mise en ligne qui détaille soigneusement toutes les étapes depuis le moment où vous vous connectez avec votre fournisseur LMS jusqu’au moment où vous le mettez en ligne. Assurez-vous que les membres de l’équipe ont facilement accès à ce plan.
Rencontrez votre équipe de communication et élaborez un plan pour mettre à jour vos parties prenantes en temps voulu. Votre chef de projet veillera à ce que ce plan soit mis en œuvre. N’oubliez pas que lorsque les parties prenantes sont bien informées en temps voulu, tout le monde est mieux préparé à faire face à des défis inattendus.
Décidez du rôle de chaque membre de l’équipe dans le SGA. Celui-ci propose plusieurs rôles prédéfinis pour ses utilisateurs, offrant différents niveaux d’accès à ses fonctionnalités. Par exemple, un administrateur peut avoir accès à toutes les fonctionnalités, tandis qu’un éditeur ne peut accéder qu’au contenu et à la création des formations. Demandez à votre fournisseur LMS une explication détaillée de chaque rôle afin d’adapter au mieux les rôles à votre équipe et de partir du bon pied.
- Développez votre plan de mise en ligne ou de migration
Que vous mettiez en place votre premier SGA ou que vous migriez d’un ancien système vers un nouveau, cette phase du processus peut être potentiellement stressante. Une planification et des tests méticuleux en amont du processus peuvent permettre d’éviter des problèmes potentiels plus importants en aval.
S’il s’agit de votre premier SGA, assurez-vous que le contenu de vos formations est prêt à être intégré dans la plateforme.
Si vous travaillez avec un système existant, vous et votre équipe avez déjà décidé du contenu à migrer et de celui à ne pas migrer. Vous avez planifié le remplacement, si nécessaire, des éléments que vous laissez derrière vous. Vous avez noté le format d’exportation de chaque élément.
Simplifier la configuration.
Passez maintenant cette liste en revue avec votre fournisseur. Lors de la configuration du nouveau SGA, vous devez vous assurer que les champs de données, les fonctions et les capacités de votre nouveau système prennent en compte les données et les opérations existantes.
Un SGA qui vous permet d’ajouter des champs personnalisés et de définir vos paramètres simplifie la mise en ligne, de sorte que vous puissiez migrer les informations sur les utilisateurs, les profils, les données de formations et les médias liés aux formations, en partie ou en totalité.
Un partenariat avec un fournisseur qui peut faire du développement sur mesure, si vous en avez besoin, simplifie la mise en ligne. Si votre migration est assez complexe, recherchez un fournisseur qui offre des services d’assistance à la migration.
En outre, un SGA doté d’une API offrant de nombreuses possibilités de connexion peut faciliter le transfert d’informations.
Enfin, un SGA doté d’une interface intuitive permet de marquer facilement votre nouvelle plateforme avec à l’image de votre entreprise – ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent !
- Profitez du soutien technique et du service à la clientèle
Les plateformes d’apprentissage de première ligne sont relativement faciles à mettre en ligne et à utiliser. Il est souvent possible de les mettre en ligne soi-même. Idéalement, votre SGA devrait offrir une base de connaissances, telle qu’une collection de guides et de tutoriels, qui peuvent aider votre équipe à se sentir rapidement à l’aise avec votre nouvelle plateforme.
Si vous avez besoin de soutien supplémentaire pour différents aspects, comme la migration des données, la saisie de contenu, les personnalisations et la formation des administrateurs, votre fournisseur devrait avoir les ressources pour vous aider.
Dans le cadre de votre évaluation pointue de vos fournisseurs lors de la phase décisionnelle d’achat de SGA, n’oubliez pas de des questions réfléchies telles que :
Pouvez-vous nous aider à utiliser le SGA ?
Vos équipes sont-elles prêtes et capables d’aider à intégrer le contenu ?
Pouvez-vous personnaliser les fonctionnalités de la plateforme ?
Votre équipe peut-elle nous soutenir pendant la phase de gestion du changement et plus tard, quand d’autres questions peuvent se poser ?
Quels types de services et de formations proposez-vous ? Ces formules correspondent-elles à nos besoins ?
Ces conversations avec votre fournisseur potentiel (et une évaluation de ses références) devraient vous permettre d’avoir l’esprit tranquille en ce qui concerne la qualité de son soutien et de son expertise.
- Testez votre nouveau SGA
Avant qu’un apprenant ne se connecte au nouveau SGA, demandez à votre équipe et à votre fournisseur de SGA de le tester.
Fournissez-leur des scénarios d’interaction spécifiques qui reflètent l’utilisation la plus courante du système dans votre entreprise.
Répétez les tests jusqu’à ce que vous soyez sûrs que le SGA fonctionne comme il se doit.
Apprendre de nouvelles choses est un défi, qu’il s’agisse des administrateurs ou des apprenants qui s’adaptent à un nouveau logiciel. Heureusement, vous avez fait vos recherches avant de signer un contrat avec votre fournisseur.
Assurez-vous que l’interface de votre SGA est facile à utiliser et à apprendre, et qu’elle élimine tout obstacle à l’apprentissage. De plus, vu que la plateforme est conçue dans une perspective mobile d’abord, la version mobile du SGA est très conviviale.
Ainsi, lorsque vous invitez un groupe d’apprenants qui ne fait pas partie de votre équipe à essayer le nouveau système, ils devraient avoir une expérience facile et agréable.
De plus, comme ils sont novices en la matière, vous obtiendrez de nouvelles perspectives sur ce qui peut ou non fonctionner pour eux.
Lorsque vous aurez répondu de manière satisfaisante à toutes les préoccupations, invitez l’ensemble de l’entreprise à essayer le nouveau SGA.
- Soyez serein en ce qui concerne la sécurité des données
Etant donné la quantité d’informations sur les apprenants et les contenus e-Learning stockés dans votre SGA, votre tranquillité d’esprit dépend de la sécurité de ces informations.
En supposant que votre SGA soit basé sur le cloud, assurez-vous que vos entretiens avec des fournisseurs potentiels couvrent les questions suivantes en lien avec la sécurité :
- Ce SGA est-il conforme aux meilleures normes de cybersécurité, y compris ISO/IEC 27001, GDPR, et autres ?
- Le serveur en nuage est-il sécurisé ?
- Les applications incluent-elles des procédures d’authentification et de cryptage appropriées pour protéger les données ?
- Quel est le plan de reprise après sinistre ? Y-a-t-il des méthodes de redondance, de sauvegarde et de repli appropriées ?
La sélection et le lancement d’un nouveau système de gestion de l’apprentissage ne doivent pas être un processus long et intimidant. Vous pouvez commencer progressivement en proposant quelques formations, puis élargir votre offre au fil du temps.
Comme pour tout processus de gestion du changement réussi, une planification réfléchie est essentielle.
En choisissant de collaborer avec un fournisseur expérimenté, vous pouvez transformer ce processus intimidant en un processus sans risque. De nombreuses entreprises font confiance à uxpertise LMS pour gérer leurs formations, contactez notre équipe pour en savoir plus.