5 conseils pour créer un programme de formation à la conformité

formation conformité

La formation visant la conformité a une mauvaise réputation.

Pour les employés, cela peut sembler être une obligation et des informations lourdes qui doit être apprises et mises en œuvre. Pourtant, chaque entreprise est confrontée à des obligations de conformité, certaines plus que d’autres.

Par définition, la conformité fait référence à la façon dont une organisation met en pratique les lois, les règlements et les lignes directrices de sa juridiction et de son secteur d’activité afin de maintenir son fonctionnement légal, sécuritaire, productif et conforme aux normes explicites.

Ainsi, la conformité est la préoccupation de tous les membres d’une organisation et peut inclure des tiers, tels que des fournisseurs, des entrepreneurs et autres.

Ne pas être en conformité peut avoir des conséquences onéreuses : des situations où votre organisation encourt des risques commerciaux et juridiques aux problèmes liés à la qualité des produits, aux garanties et aux retours, ou même à des circonstances potentiellement fatales impliquant la santé et la sécurité des travailleurs.

Dans ce contexte, les intérêts de votre organisation et ceux des régulateurs s’alignent : les deux parties veulent réduire les risques. La gravité et l’importance de la tâche à accomplir peuvent vous aider à inspirer votre équipe de technopédagogue à créer un programme de formation visant la conformité qui a de l’impact, est engageant et rentable.

Pour vous aider à produire une telle formation, nous vous présentons les cinq conseils suivants.

 

1. Définissez votre base d’apprenants

Vous avez besoin d’une image claire de qui seront vos apprenants. Alors, posez-vous quelques questions de base, telles que :

  • Quels membres de votre équipe ou personnes externes doivent être conformes aux lois applicables ?
  • Qui n’a pas été conforme?
  • Quelles sont les situations dans votre organisation qui rendent la conformité difficile ?

Une fois que vous avez une liste d’apprenants, intégrez-la dans la base de données de votre système de gestion de l’apprentissage (LMS). La fonction de recertification de votre LMS garantit que la conformité est toujours maintenue en envoyant des notifications automatisées lorsque leur certification est sur le point d’expirer.

 

2. Axer la formation sur les éléments clés à maitriser

Quels éléments de conformité vos apprenants devraient-ils apprendre?

Lorsque vous examinez les documents de référence de la commission qui effectue la vérification de la conformité et consultez les experts en la matière, il est important de ne pas se perdre dans un océan d’informations.

Concentrez-vous donc sur les domaines de conformité qui ont un impact direct sur votre organisation, c’est-à-dire le contenu relatif aux risques commerciaux, juridiques, de santé, de sécurité, de produit ou cybersécurité pertinents, pour n’en nommer que quelques-uns.

Une fois que vous avez identifié les exigences nécessaires, vous pouvez commencer à réfléchir à la façon de créer des programmes bien pensés pour le transfert de ces connaissances.

 

3. Concevoir et offrir une formation engageante sur la conformité

Pour vraiment atténuer les risques dans votre organisation, votre formation visant la conformité doit amener vos apprenants au-delà des niveaux de base « Connaissance » et « Compréhension » de la taxonomie de Bloom.

Dans le modèle de Bloom, les objectifs d’apprentissage sont empilés dans une hiérarchie pyramidale, en fonction de leur niveau de complexité. Par exemple, « Connaissance » et «Compréhension» sont, respectivement, au bas de la pyramide. Au sommet se trouvent la «synthèse» – la capacité de combiner de l’information pour créer quelque chose de nouveau – et « l’évaluation », la capacité d’évaluer de manière critique la valeur de l’information pertinente afin de prendre des décisions.

Bien que vos apprenants puissent être en mesure de réussir les examens des organisations de réglementation avec des niveaux d’apprentissage simples de «connaissance» et de «compréhension», vous voudrez plus que cela dans votre organisation.

Face à un défi de conformité, vos apprenants doivent être en mesure d’évaluer activement la situation, de poser des questions critiques sur les informations disponibles, puis d’agir en conformité. Pour développer des programmes de conformité qui aident vos apprenants à maitriser le matériel, votre équipe L&D doit suivre ces directives.

Explorez des scénarios de la vie réelle.

Lorsqu’ils sont tirés des situations de conformité quotidiennes auxquelles sont confrontés les apprenants, les scénarios peuvent être de puissants outils pédagogiques. 

Concentrez ces scénarios sur les principales vulnérabilités que vous avez distillées à partir d’une analyse des exigences de conformité et des défaillances de conformité de votre organisation. À partir de ces scénarios, vous pouvez couvrir toutes les informations et procédures légales et réglementaires nécessaires à la conformité.

Utilisez un langage simple et concis.

Pour minimiser les obstacles à l’apprentissage, gardez votre langage simple et concis. Adaptez-le au niveau de compréhension de vos apprenants. 

Promouvoir l’interactivité et l’engagement.  

Lorsque vos apprenants sont régulièrement impliqués dans la prestation de la formation, vous les maintenez engagés. L’engagement favorise la rétention. Concevez votre cours de manière à tirer pleinement parti des fonctionnalités de votre LMS, telles que la connexion à un outil de vidéoconférence en direct facile d’accès avec chat, questions et réponses, sondages et fonctionnalités de tableau blanc. 

Dans la partie en ligne de votre formation, la vidéoconférence en direct permet à l’instructeur d’interagir instantanément sous forme audiovisuelle avec les participants et de fournir des commentaires, des réponses et du soutien.

Les apprenants peuvent également interagir instantanément avec l’instructeur et leurs pairs via le chat, une salle de discussion en petit groupe ou un groupe de discussion.

De plus, l’instructeur peut varier l’interaction en utilisant des quiz et des sondages pour se connecter avec les apprenants.

Évitez de trop former.

N’oubliez pas qu’il est important d’éviter de submerger vos apprenants d’informations. Personne n’aime se faire domper une tonne d’information d’un coup.

Pour éviter d’être submergé, envisagez d’intégrer des séances de formation asynchrones de 15 à 20 minutes dans le programme L&D. Ces modules de micro-apprentissage favorisent une plus grande rétention, rendent la formation facilement reproductible et aident à améliorer la rétention des employés dans des domaines précis.

De plus, n’oubliez pas de conserver sécuritairement toute votre formation en matière de santé et de sécurité. Si jamais vous devez répondre à la demande d’un enquêteur d’incidents sur la pertinence de votre formation, vous pouvez toujours diriger cette personne à votre matériel de formation.

 

4. Suivez la progression de vos apprenants en conformité

Les multiples rapports de votre LMS peuvent grandement simplifier le suivi de la progression de vos apprenants en lien avec la conformité.

Chaque interaction dans le LMS crée instantanément des données en temps réel qui peuvent être examinées en un coup d’œil via un tableau de bord ou à un niveau plus granulaire dans un rapport détaillé. Ces données peuvent ensuite être exportées vers Excel pour une analyse plus poussée.

Les rapports sont disponibles dans plusieurs formats, de sorte que vous pouvez consulter vos données par cours, apprenants, équipe ou toute autre fonction de métier. Parce que les données reflètent l’activité en temps réel, vous pouvez répondre aux problématiques vécues par vos apprenants au fur et à mesure.

Aussitôt que vos apprenants terminent avec succès chaque niveau de leur formation, votre LMS peut automatiquement récompenser leurs réalisations avec des badges et, le cas échéant, un certificat attestant de la réussite de la formation à la conformité.

 

5. Évaluez l’efficacité de votre formation en conformité

Les commentaires et les repères sont essentiels pour mesurer l’efficacité de votre formation en conformité et obtenir des informations sur la façon de l’améliorer.

Les méthodes suivantes peuvent vous fournir des commentaires utiles :

Sondages à la fin du programme de formation ou suivis à une heure fixe suivant la fin du programme

Groupes de discussion de personnes que vous avez invitées pour une discussion guidée sur l’efficacité du programme de formation.

Conversations individuelles avec les apprenants après la formation pour acquérir de nouvelles perspectives sur la formation.

Les données avant et après peuvent facilement vous fournir des repères. Par exemple, comparez les nombres avant et après des éléments suivants :

  • Ce que vous avez payé en amendes et pénalités pour non-conformité
  • Perte d’heures de productivité pour la même chose
  • Nombre d’incidents de non-conformité
  • Les niveaux de sensibilisation de votre équipe aux exigences de conformité mesurées lors des évaluations.

La formation visant la conformité est un incontournable pour de nombreuses entreprises. Vous pouvez développer des programmes de formation à la fois informatifs et engageants tout en ajoutant au bien-être et aux résultats de votre organisation grâce à une équipe de L&D dédiée et créative.

 

Pour plus d’informations sur la façon dont un LMS peut contribuer à la réussite de la formation à la conformité, contactez-nous!

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